Khi nào phải lập hóa đơn
Về xuất hóa đơn và thuế, căn cứ Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:
“Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này…”.
Thời điểm phải lập hóa đơn
Căn cứ Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về thời điểm xuất hóa đơn như sau:
“Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
4. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
… c) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
d) Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:
d.1) Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
d.2) Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này”.
CÁC HÀNH VI VI PHẠM QUY ĐỊNH VỀ LẬP HÓA ĐƠN THƯỜNG GẶP
Vi phạm hành chính về hóa đơn là hành vi có lỗi do tổ chức, cá nhân thực hiện vi phạm quy định của pháp luật về hóa đơn mà không phải là tội phạm và theo quy định của pháp luật phải bị xử phạt vi phạm hành chính.
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.
- Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.
- Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
- Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế.
- Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh.
- Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Các hành vi vi phạm quy định về chuyền dử liệu hóa đơn điện tử:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn theo quy định.
- Chuyển bàng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.
- Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện từ cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.
CÁC RỦI RO CẦN LƯU Ý ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN
Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Các hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp cần lưu ý:
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;
- Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;
- Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- Sử dụng hóa đơn điện từ chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
Các hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ cần tránh
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chi tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;
- Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;
- Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không họp pháp hóa đơn, chứng từ.
HIỂU VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI BÁN, NGƯỜI MUA KHI THỰC HIỆN GIAO DỊCH MUA BÁN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ
Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử:
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, người bán có trách nhiệm:
- Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
- Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.
- Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế).
- Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.
- Chấp hành sự thanh tra, kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Trách nhiệm của người mua hàng hóa, dịch vụ
Đối với người mua, khi mua hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm:
- Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ.
- Cung cấp chính xác thông tin cần thiết để người bán lập hóa đơn.
- Ký các liên hóa đơn đã ghi đầy đủ nội dung trong trường hơp các bên có thỏa thuận về việc người mua ký trên hóa đơn.
- Sử dụng hóa đơn đúng mục đích.
- Cung cấp thông tin trên hóa đơn cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu, trường họp sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì phải cung cấp hóa đơn bản gốc, trường họp sử dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện quy định về việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
BIỆN PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN
“ Khi mua hàng hóa dịch vụ trực tiếp hoặc trực tuyến, chỉ nhận hàng và kê khai thuế GTGT đầu vào tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với hóa đơn điện tử được lập bởi người bán (có hàng hóa thật) đã đăng tải đầy đủ thông tin (trụ sở, mã số thuế), phù hợp với thông tin trên đơn đặt hàng.
Thường xuyên truy cập vào Hệ thống hóa đơn điện tử trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) và App mobile “Tra cứu hóa đơn” của Tổng cục Thuế để tra cứu, đối soát hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, kịp thời phát hiện các hóa đơn không hợp pháp.
- Nghị định số 15/2022/NĐ-CP quy định về miễn, giảm thuế theo Nghị quyết 43/2022/QH15
- Gia hạn thời gian nộp thuế và tiền thuê đất năm 2023
- Triển khai hệ thống phân tích cơ sở dữ liệu và quản lý hóa đơn điện tử
- Cảnh báo giả mạo Công chức Thuế dụ người dân tải app để lừa đảo chiếm đoạt tài sản
- Hướng dẫn thực hiện giảm thuế GTGT còn 8% theo Nghị định 44/2023/NĐ-CP
